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​Realisierung eines IT-Kennzahlensystems als Controlling-Tool mit dem Microsoft SQL Server und SharePoint Technologien

Durch die Nutzung des von Geisler Datensysteme entwickelten datenbankgestützten Kennzahlensystems können Führungskräfte und IT-Mitarbeiter der RAG schnell und effizient auf wichtige Kennzahlen zugreifen. Hierdurch wird der komplexe IT-Controlling-Prozess vereinfacht.

Unsere Controlling-Gespräche mit den Kostenverantwortlichen können wir jetzt unterstützt mit einem konsolidierten Kennzahlen-Bericht führen. Dabei sind die Sichten des Berichts nach jeweiliger Verantwortlichkeit auswählbar. Die Kosten- und Mengenkennzahlen der IT werden regelmäßig und automatisiert aus einer Vielzahl von Datenquellen importiert. Nach dem Import wird das Zahlenwerk konsolidiert, aggregiert und Planwerten gegenübergestellt. Bei minimalem manuellen Aufwand wird ein Maximum an Transparenz und Information erreicht, die unsere Controlling-Gespräche qualitativ deutlich verbessert haben."

Dirk Ostermann, Zentralbereichsleiter IT-Strategie der RAG

Ausgangssituation

Flankiert durch das Steinkohlefinanzierungsgesetz und die jüngsten politischen Beschlüsse der EU hat die RAG den Auftrag bekommen, die Förderung der heimischen Steinkohle bis Ende 2018 einzustellen. Die Geschäftsprozesse müssen aber bis 2018 trotz sich stetig zu reduzierender Mitarbeiteranzahl stabil und betriebssicher weitergeführt werden. Zentrale Aufgabe des IT-Controllings ist es, diese Unternehmensentwicklung aus Sicht der IT-Prozesse zu steuern. Historisch bedingt kommen die dazu notwendigen Informationen aus dieser Vielzahl von Datenquellen – unterschiedliche Datenbanken (Oracle, SQL, Access), Excel-Lösungen und Listen. Aufgabe der Geisler Datensysteme war es, aus einer Vielzahl vorhandener Kosten- und Mengenberichte ein konsolidiertes Informationssystem zu schaffen. Hierbei wurde dem Wunsch des IT-Controllings nach einer Umgebung bei der man über Drill-Down-Funktionen aus einem verdichteten Einstiegsbild bis hinunter auf einzelne Kennzahlen navigieren kann, Rechnung getragen.

Vorgehensweise

In einem ersten Schritt haben wir das Dashboard-Design mit den Projektverantwortlichen erarbeitet. Dabei sind Erkenntnisse darüber wie Menschen Informationen aufnehmen sowie Anforderungen an das Corporate Identity der RAG berücksichtigt worden. Anschließend wurden die relevanten Datenquellen gesichtet und es wurde festgelegt, welche Daten in das Kennzahlensystem importiert werden sollen. Um den Datentransfer in eine temporäre Staging-Datenbank zu ermöglichen, wurden die notwendigen Importer unter SSIS geschrieben. Durch die automatisch ausgeführten Importer gelangen Daten kontinuierlich in die Staging-Datenbank. Von dort aus werden sie in den Operational Datastore (ODS) weitergeleitet, der die Basis für mehrdimensionale Datenanalyse auf der Grundlage eines Data Cubes ist. Dabei kommen die SQL Server Komponenten Integration Services und Analysis Services zum Einsatz. Die ebenfalls zum Microsoft SQL Server gehörenden Reporting Services sorgen dann für den Aufbau und die Gestaltung von Berichten. Diese Berichte werden über ein Berichtsportal auf Basis von SharePoint Technologien veröffentlicht.

 

Über ein mit dem Microsoft SharePoint Server 2007 realisiertes Planungsportal können Planwerte von Mitarbeitern einfach eingegeben und im Vergleich zu den Ist-Werten nachverfolgt werden.

Fazit

Mit Hilfe der im Kennzahlensystem abgebildeten Informationen können die bestehenden Controlling-Prozesse jetzt effizienter durchgeführt werden. Die Berichtserstellung ist weitgehend automatisiert. Ein Dashboard Einstieg bietet einen schnellen Überblick über alle wichtigen IT-Kernprozesse. Durch einfache Drill-Down Funktionen kann gezielt und schnell zur Detailinformation navigiert werden. Bereits bestehende Berichte werden integriert und sind durch den zentralisierten Einstieg leichter verwertbar.

Nutzen für den Kunden

  • Monitoring der IT-Geschäftsentwicklung über ein Kennzahlen-Dashboard
  •  Detaillierte Kosten- und Mengeninformationen durch Drill-Down Möglichkeiten im
          Controlling-Gespräch
  •  Konsolidierung unterschiedlichster Datenquellen und Berichte
  •  Automatisierung der Berichtserstellung